In den nächsten Jahren gehen viele Fachkräfte in Rente und damit auch wertvolles Wissen, was über Jahre hinweg aufgebaut und verinnerlicht wurde. Um diesen Wissensverlust zu verhindern, setzen immer mehr Unternehmen auf Wissensmanagement, damit die Fachkräfte von morgen vom Wissen ihrer Vorgänger*innen profitieren können. Wie das geht, darüber sprechen wir mit Yanic Berthes, Wissensmanager bei den Mainzer Stadtwerken.
Yanic Berthes absolvierte seine Ausbildung zum Industriekaufmann bei den Mainzer Netzen und stieg anschließend in die Abteilung Organisation und IT ein. Früh übernahm er Projektverantwortung und spezialisierte sich zunehmend auf das Wissensmanagement. Parallel dazu schloss er ein berufsbegleitendes BWL-Studium ab und wirkte als Projektmanager an der Entwicklung eines unternehmensweiten Wissensmanagement-Tools mit. Seine langjährige Laufbahn als Profisportler in der Leichtathletik unterstreicht seine Disziplin, Zielstrebigkeit und Teamorientierung.
Wissen identifizieren, Wissenssilos aufbrechen und allem voran: Wissen für alle zur Verfügung stellen. Das sind die Aufgaben, die Yanic Berthes als Wissensmanager bei den Mainzer Stadtwerken hat.
Der Wunsch Wissensmanagement im Unternehmen zu etablieren, entstand aus einem Bedürfnis heraus: „Ich bin nach meiner Ausbildung in das SAP-Team eingestiegen und habe festgestellt, dass es da wirklich mehrere hunderte Anrufe im Monat gab à la „wie lege ich eine Bestellanforderung in unserem SAP an“ oder „wie mache ich dies und jenes“. Unsere Fachexpert*innen waren so stark ausgelastet, dass ich dachte, man muss doch eine Art First Level Support zur Verfügung stellen, damit die Kolleg*innen sich das Wissen selbst aneignen können. Und so hat dieses Thema bei uns zum ersten Mal Bewusstsein bekommen“, erzählt Yanic.
Die Einführung eines Wissensmanagements ist weit mehr als die Entscheidung für ein neues Tool – sie ist ein kultureller Prozess. Entscheidend ist nicht nur die Technik, sondern vor allem die Bereitschaft der Mitarbeitenden, Wissen aktiv zu teilen.
Wissensmanagement lebt nur vom Mitmachen. Wenn die Mitarbeitenden daran partizipieren wollen, müssen sie bereit sein, ihr Wissen zu teilen.
Yanic Berthes
Wissensmanager bei den Mainzer Stadtwerken
Eine große Unterstützung sind für Yanic Berthes sogenannte „Leuchttürme“ – engagierte Kolleg*innen, die bereit sind, ihr Wissen zu dokumentieren und den Wandel voranzutreiben. Gleichzeitig braucht es eine Kultur, in der Wissen nicht als Eigentum betrachtet wird, sondern als kollektive Ressource. „Es gibt sowas wie psychologisches Eigentum. Manche denken: Das ist mein Wissen. Aber genau davon müssen wir wegkommen“, verdeutlicht Yanic Berthes.
Für HR-Verantwortliche heißt das: Wissensmanagement beginnt nicht mit dem Tool, sondern mit Vertrauen, Offenheit und Vorbildern im Unternehmen. Wer eine Umgebung schafft, in der das Teilen von Wissen wertgeschätzt wird, legt die Grundlage für nachhaltige Wissenssicherung.
Mit der Einführung einer unternehmensweiten Wiki-Plattform wurde eine zentrale Wissensdrehscheibe geschaffen – einfach zu bedienen, für alle Mitarbeitenden zugänglich und ohne Freigabeprozesse. Ob Onboarding, Projektanmeldung oder Toolnutzung – jede*r kann Inhalte erstellen und anderen zur Verfügung stellen.
Ziel war es, die Einstiegshürde möglichst gering zu halten – sowohl für die, die Inhalte suchen, als auch für diejenigen, die Wissen einstellen. „Ich wollte, dass der Mitarbeiter auf einen Blick versteht: Da muss ich hin klicken. Möglichst wenige Buttons, möglichst wenige Klicks.“
Ergänzt wird das Ganze durch ein Handbuch im Wiki selbst und gezielte Kommunikation über das Social Intranet, um neue Inhalte sichtbar zu machen.
Ein besonderer Treiber für das Wissensmanagement war der anstehende Ruhestand vieler erfahrener Mitarbeitender – insbesondere im technischen Bereich. „Wir hatten den Fall, dass nur ein Mitarbeiter wusste, wie man eine Trafostation wartet. Der war dann in Rente – und wir mussten ihn tatsächlich nochmal anrufen.“
Aus dieser Erfahrung heraus wurde ein eigenes Tool für Fachkräfte im Außendienst entwickelt, die nicht täglich am PC arbeiten. Es ermöglicht einfache, mobile Dokumentation direkt im Arbeitskontext. „Wir wollten ein Tool, das wirklich jeder bedienen kann – auch ohne große IT-Erfahrung. Es gab damals nichts Vergleichbares, also haben wir es gemeinsam mit Partnern entwickelt“, erklärt Yanic Berthes.
Zugleich spielt Wissensmanagement eine zentrale Rolle bei der Anpassung interner Prozesse an den demografischen Wandel – insbesondere, wenn Nachbesetzungen aufgrund von Fachkräftemangel schwierig sind.
Wir wollen Prozesse so verschlanken, dass wir im Fall der Fälle mit weniger Personal auskommen – und Wissen gezielt sichern, bevor es verloren geht.
Yanic Berthes
Wissensmanager bei den Mainzer Stadtwerken
